Tidsregistrering lovkrav: Bliv guidet i den nye lov
Få overblik over hvad reglerne i den nye lov om tidsregistrering betyder for din virksomhed.
Hvad er den nye lov om tidsregistrering?
Den 23. januar 2024 vedtog Folketinget en ny lov, der forpligter danske virksomheder til at give medarbejdere mulighed for tidsregistrering af deres arbejdstid. Loven får betydning for alle arbejdsgivere og vil kræve nye systemer for mange virksomheder.
Gør tidsregistrering så enkel som muligt
Uniconta Work er en brugervenlig tidsregistrering app, udviklet til at hjælpe virksomheder med at overholde den nye lovgivning:
- Autoudfyld af arbejdstid.
- Registrer afvigelser med få klik.
- Rapporter over medarbejdernes tid.
- Alt gemmes og registreres automatisk i Uniconta.
Du og dine medarbejdere får fuldt overblik over arbejdstid, fravær, feriedage mv. og alle data er altid tilgængelige online i Uniconta.
Alt gemmes i 5 år, præcis som loven foreskriver.
Grundlæggende om det nye tidsregistrering lovkrav
Den nye tidsregistreringslov forpligter alle danske arbejdsgivere til at sikre medarbejdernes mulighed for tidsregistrering pr. 1. juli 2024 via et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system.
Tidsregistreringslovens kerne ligger i at beskytte medarbejdere ved at sikre, at regler om maksimal ugentlig arbejdstid overholdes.
Kilde: Beskæftigelsesministeriet.
Helt overordnet betyder den nye lov:
- Virksomheder skal have et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til at registrere arbejdstid.
- Alle medarbejdere skal have mulighed for at håndhæve deres ret til maksimal arbejdstid og hvileperioder.
- Systemet skal være tilgængeligt for kontrol for at sikre, at kravene overholdes.
Tidsregistreringslovens formål
Den nye lov om tidsregistrering har til formål at gøre det lettere for virksomheder at dokumentere, at de overholder arbejdstidsloven.
Derfor skal den nye lov om tidsregistrering sikre, at virksomheder overholder arbejdstidsreglerne:
- Du må ikke arbejde mere end 48 timer i gennemsnit per uge i en periode på fire måneder.
- Du skal have en daglig hvileperiode på mindst 11 sammenhængende timer inden for 24 timer.
- Du har ret til et ugentligt fridøgn.
Hvad indebærer tidsregistreringensloven i praksis?
Siden vedtagelsen af loven har beskæftigelsesministeren tilføjet to vigtige ændringer, der har betydning for hvordan tidsregistreringen skal foregå i praksis:
- For det første behøver medarbejdere kun at registrere afvigelser fra den planlagte arbejdstid.
- For det andet kræver lovforslaget kun en samlet registrering af daglig arbejdstid uden specifikation af tidspunktet for arbejdet.
Det betyder, at arbejdsgivere kan nøjes med at forudfylde medarbejdernes samlede arbejdstid, så medarbejderne kun skal registrere afvigelser heraf, hvis der er ændringer til den præudfyldte samlede daglige arbejdstid.
Medarbejderne skal dog stadig have adgang til egne oplysninger i tidsregistreringssystemet, og systemet skal leve op til kravene om at være “objektivt, pålideligt og tilgængeligt”.
Kilde: Folketinget.
Hvem er omfattet af tidsregistrering lovkravet?
Tidsregistreringskravet vil som udgangspunkt omfatte alle lønmodtagere.
Lønmodtager er en person, ”der modtager vederlag for personligt arbejde i tjenesteforhold”. Det er den gængse definition i dansk ret, som bl.a. også følger af ferieloven.
Kilde: Advokat Lund Elmer Sandager.
Hvem er undtaget loven?
Der er en snæver undtagelse fra pligten til at registrere arbejdstid for såkaldte ”selvtilrettelæggere”.
Selvtilrettelæggere er undtaget fra reglerne om daglig og ugentlig hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid og dermed også fra registreringspligten.
Undtagelsen har et snævert anvendelsesområde. Det vil fx ikke være tilstrækkeligt at blive undtaget fra registreringspligten, hvis den ansatte har en betydelig frihed i arbejdstilrettelæggelsen, men ikke selv bestemmer omfanget af sin arbejdstid.
Det vil sige, at en medarbejder der arbejder hjemmefra og selv styrer arbejdstiderne, ikke kan kategoriseres som selvtilrettelægger, medmindre de har en så betydelig grad af selvstændighed i udførelsen af arbejdet, at de er højtstående ledere.
I lovforslaget nævnes eksempler på selvtilrettelæggere som medarbejdere i det øvre ledelseslag, senioradvokater og andre højtstående ledere.
Kilde: Advokat Lund Elmer Sandager.
Hvad vil det sige at få et selvtilrettelægger tillæg i ansættelsesbeviset?
Hvis en medarbejder er selvtilrettelægger, og kan blive undtaget fra pligten til registrering af arbejdstid, skal det tydeligt fremgå af ansættelseskontrakten eller et tillæg til kontrakten.
Selvtilrettelægger tillægget medfører, at medarbejderen ikke er omfattet af reglerne om daglig hviletid, ugentlig hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid. Dvs. en status som “selvtilrettelægger” betyder, at medarbejderen er ikke er beskyttet af arbejdstidsreglerne
Kilde: Advokat Lund Elmer Sandager.
Hvilke krav er der til tidsregistreringssystemet?
Der er ikke krav om, at der skal investeres i et specifikt tidsregistreringssystem. Der er metodefrihed for arbejdsgivere, så længe systemet overholder reglerne om at være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.
Der er dog krav om, at medarbejderen skal kunne tilgå egne oplysninger og at systemet kan opbevare de registrerede oplysninger i fem.
Kilde: Folketinget.
Få en moderne og compliant løsning
Det kan være uoverskueligt at navigere i de mange regler for tidsregistrering, men med en moderne og compliant løsning, sikrer man både overholdelse af loven og en strømlinet proces.
En systematisk tidsregistrering giver gennemsigtighed og skaber tillid mellem arbejdsgivere og ansatte, samtidig med at dataindsamlingen danner et solidt grundlag for lønberegning, projektstyring og ressourceallokering.
Derudover sikrer du, at systemet har kapacitet til at gemme oplysningerne i 5 år.
Hvordan opstod loven?
I 2019 fastslog EU-Domstolen, at medlemslandene er forpligtede til at sikre, at arbejdsgivere etablerer et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til registrering af arbejdstidens daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder.
Som medlemsland er Danmark forpligtet til at efterleve EU’s lovgivning. Derfor skal Danmark og alle andre medlemslande implementere det ved lov.
Loven om tidsregistrering skal sikre, at retfærdighed er i højsæde. Ved at dokumentere arbejdstid nøjagtigt faciliteres en fair behandling af medarbejdere, samtidig med at man overholder arbejdsmiljøreglerne.
Hvad betyder loven for dig som arbejdsgiver?
For at overholde tidsregistreringsloven skal virksomheder implementere et tidsregistreringssystem, der som minimum skal kunne:
- Registrere og dokumentere medarbejdernes arbejdstid.
- Gøre oplysningerne tilgængeligt for kontrol.
- Give medarbejdere adgang til at tilgå oplysningerne.
- Gemme oplysningerne i 5 år.
Hvilke regler skal arbejdsgiver overholde?
For at sikre overensstemmelse med lovgivningen er det essentielt at følge alle juridiske krav til tidsregistrering nøje. Det er ikke blot en formalitet, men en nødvendighed for at undgå sanktioner og opretholde en velfungerende virksomhed:
Dokumentation og opbevaring
- Det skal være muligt at redegøre for, hvorledes tidsregistreringen er foretaget. Nøjagtig dokumentation er fundamentet for overholdelse af de nye tidsregistrering lovkrav.
- Lovgivningen kræver, at alle data om medarbejdernes arbejdstid opbevares forsvarligt. Det betyder sikkert og tilgængeligt for eventuel kontrol af myndighederne.
- Arbejdsgiver har pligt til at opbevare tidsregistreringer i fem år, hvilket gør det afgørende at anvende et pålideligt lagringssystem.
- Tidsregistrering lovkrav kan simplificeres ved at benytte digitale tidsregistreringssystemer. De kan automatisere lagringen og gøre det nemt at arkivere og hente data, hvilket sikrer effektivitet og efterlevelse af lovgivningen.
Det er altid jeres ansvar som virksomhed at sikre, at opbevaring og dokumentation overholder disse regler.
Konsekvenser ved manglende overholdelse
Loven indeholder ikke bestemmelser, der gør det muligt at sanktionere en arbejdsgiver for overtrædelse af pligten til at indføre et system til registrering af arbejdstid.
Manglende/mangelfuld registrering af arbejdstiden kan dog have negative bevismæssige konsekvenser for arbejdsgiveren.
Det er i mangel af andre holdepunkter som udgangspunkt medarbejdernes oplysninger om arbejdstiden, der vil blive lagt til grund i en eventuel sag om krænkelse af medarbejdernes rettigheder efter arbejdstidsloven.
Derudover kan det være i strid med anden lovgivning, fx ansættelsesbevisloven, hvis der ikke er givet tilstrækkelige oplysninger om pligten til registrering af arbejdstid eller hvis en selvtilrettelægger konkret ikke er selvtilrettelægger.
Kilde: Advokat Lund Elmer Sandager.
Ofte stillede spørgsmål (FAQ) om tidsregistreringsloven
Det nye tidsregistrering lovkrav trådte i kraft den 1. juli 2024.
Hvis din virksomhed ikke registrerer arbejdstid, kan det have alvorlige konsekvenser.
Det er som udgangspunkt medarbejdernes oplysninger om arbejdstiden, der vil blive lagt til grund i en eventuel sag om krænkelse af medarbejdernes rettigheder efter arbejdstidsloven.
Derudover kan det være i strid med anden lovgivning, fx ansættelsesbevisloven, hvis der ikke er givet tilstrækkelige oplysninger om pligten til registrering af arbejdstid eller hvis en selvtilrettelægger konkret ikke er selvtilrettelægger.
Loven er indført for at beskytte medarbejdernes rettigheder og sikre, at reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid bliver overholdt.
Det er arbejdsgiverens ansvar at sørge for, at medarbejderne har mulighed for at registrere deres arbejdstid korrekt.
Selvom loven ikke kræver, at tidsregistreringen skal være digital, er det en praktisk nødvendighed for mange virksomheder at bruge et digitalt system som Uniconta Work for at sikre nøjagtig og pålidelig tidsregistrering.
Systemet skal være pålideligt og objektivt og kunne dokumentere medarbejdernes arbejdstid, herunder overarbejde, pauser, sygdom og ferie.
Derudover skal systemet kunne opbevare data sikkert og fortroligt i mindst fem år.
Loven gælder for alle virksomheder med ansatte i Danmark.
Enkeltmandsvirksomheder uden ansatte er dog undtaget fra kravene.
Ja, som hovedregel skal alle medarbejdere registrere deres arbejdstid.
Der er dog undtagelser for personer med ledelsesansvar.
Har du ikke et tidsregistreringssystem? Prøv Uniconta
Hvis din virksomhed ikke allerede kan håndtere de nye lovkrav, er det vores klare anbefaling, at I kommer i gang hurtigst muligt.
Uniconta Time, som er Unicontas tidsregistreringssystem, tilbyder alle nødvendige funktioner for at overholde de kommende krav i den nye tidsregistreringslov. Her kan man registrere tid, fravær, ferie samt kørsel – og mere til.
Derudover bliver alt gemt i 5 år, præcis som loven foreskriver.
Har du behov for et simpelt tidsregistreringssystem?
Vi har lanceret Uniconta Work App – en enkel og brugervenlig app, der gør det nemt for dig at opfylde de nye krav til tidsregistrering.
Uanset om du allerede bruger Uniconta eller er på udkig efter en løsning, der sikrer, at din virksomhed lever op til den nye lovgivning, er Uniconta Work udviklet med dig i tankerne.
Appen er designet til at gøre det let at overholde de nye lovkrav. Så kan du trygt stole på, at alle tidsregistreringer sker i overensstemmelse med loven, og fokusere på at drive din virksomhed uden bekymringer.
Tag en uforpligtende snak med os om dine behov
Udfyld formularen og bliv ringet op
til en uforpligtende snak om dine behov.
Vi bruger kun dine data til at kontakte dig.
Når du indtaster dine oplysninger, behandler Uniconta A/S dine persondata i overensstemmelse med vores persondatapolitik.
Få den bedste praksis for tidsregistrering
Præcis og rettidig tidsregistrering er afgørende for at overholde lovgivningskravene og undgå sanktioner. Det er vitalt at sikre, at alle medarbejdere er nøje instrueret i, hvordan og hvornår de skal registrere deres arbejdstid, og at denne praksis overholdes konsekvent.
For at opnå dette, kan I med fordel implementere et intuitivt tidsregistreringssystem, som er nemt at anvende og kan integreres fejlfrit med andre arbejdsprocesser. Det reducerer byrden af tidsregistrering og sikrer dataens pålidelighed.
Læs her vores råd til hvordan I kan få mest ud af at bruge tidsregistrering i jeres virksomhed:
Automatisering og teknologi
Et automatiseret tidsregistreringssystem minimerer manuel indtastning. Udover at reducere fejl og spare værdifuld tid medfører det en række flere fordele:
Ved at vælge den rette teknologi, som understøtter realtidsdataindsamling, opnår virksomheder øget overblik og kontrol.
Integration med andre forretningssystemer, som løn- og HR-systemer, optimerer arbejdsprocesserne og sikrer konsistente data.
Med en automatiseret løsning får virksomheder værktøjer til effektivt at overvåge overholdelse af arbejdstidsdirektiver, herunder hviletider og overarbejde.
Automatiseret tidsregistrering skaber grundlag for mere præcise og tilgængelige analyser, der understøtter bedre forretningsbeslutninger.
Implementering af tidsregistrering
Implementering af tidsregistrering er ikke blot en administrativ handling; det er en strategisk beslutning, som kan skabe værdi og transparens i jeres forretning.
Det starter med at vælge det rette system, der passer til jeres specifikke behov – overvej relevante funktioner og brugervenlighed. Dernæst er det afgørende at sørge for træning af medarbejderne, så de føler sig komfortable og forstår værdien i tidsregistreringen for virksomhedens effektivitet og succes.
For med det rigtige system, kan I sikre en nøjagtig og effektiv håndtering af medarbejderes arbejdstider, som ikke kun imødekommer lovgivningens krav, men også muliggør optimering af arbejdsprocesser og omkostningsstyring.
Virksomheders ansvar
Virksomheder står med et uomgængeligt ansvar for korrekt tidsregistrering ifølge lovgivningen. Uden det, risikerer de sanktioner.
Det er virksomhedernes pligt at sikre, at tidsregistreringssystemerne er præcise, pålidelige og overholder persondataforordningen. Ethvert afvig er potentiel ikke-compliance.
Ligeledes må virksomheder forstå vigtigheden af at vedligeholde transparente procedurer, der demonstrerer god tro og overholdelse af relevante love.
Rollen som arbejdsgiver indebærer at informere ansatte om reglerne for tidsregistrering og sikre, at disse overholdes uden undtagelse eller fortolkning.
Der findes ingen gyldne smuthuller; loven er klar, og det samme skal virksomhedernes praksis være i forbindelse med tidsregistrering.
Maksimer værdien af jeres tidsregistrering
Integration af tidsregistrering i eksisterende ERP systemer kan føre til et mere strømlinet workflow. Et automatiseret dataløb reducerer manuel indtastning og giver et mere detaljeret overblik over ressourceforbruget på tværs af afdelinger.
Avancerede rapporteringsværktøjer til tidsregistrering kan være uvurderlige. Med de rette indstillinger kan I lave dybdegående analyser af timeforbrug, projekteffektivitet og medarbejderudnyttelse, hvilket kan bidrage til bedre strategiske beslutninger.
Med tags og metadata i jeres tidsregistreringssystem kan I yderligere finjustere og filtrere data. Dette gør det muligt at identificere tendenser, optimere processer og endda foretage præcise prognoser for fremtidige projekter og opgaver.
Overvejelse af brugervenligt design i valg af tidsregistreringssystemer kan markant øge adoptionen blandt medarbejdere. Et intuitivt interface mindsker udfordringer ved indlæring og sikrer en højere overholdelse af tidsregistreringsprocedurerne.
Vælg en passende løsning
At vælge det rette tidsregistreringssystem er essentielt for at overholde lovgivningen effektivt. Det skal være både brugervenligt og pålideligt.
Et kvalitetssystem tilbyder realtidsregistrering og -sporing, integrerer med eksisterende lønsystemer og tilbyder fleksible rapporteringsværktøjer. Overvej compliance-parametre og systemets evne til at tilpasse sig ændringer i lovgivningen.
Det ideelle system automatiserer processer og reducerer manuelt arbejde, hvilket sikrer nøjagtige data og minimerer fejlrisikoen. Det bør også give adgang til detaljerede tidsrapporter, som kan understøtte beslutningstagningen.
Integrering af tidsregistrering i jeres systemlandskab skal være gnidningsfrit og understøtte en effektiv arbejdsgang. Vælg et system, som nemt kan integreres med jeres øvrige forretningssystemer og IT-infrastruktur.
Husk: det rigtige system vil ikke blot sikre compliance, men også optimere arbejdsprocesser og give værdifuld indsigt i jeres virksomheds drift.
Oplæring af medarbejdere
Når I har valgt et tidsregistreringssystem, er næste skridt oplæring af medarbejdere. Dette sikrer, at systemet anvendes korrekt fra starten.
En effektiv oplæringsproces omfatter instruktionsmateriale, workshops og evt. løbende support, der hjælper medarbejderne med at forstå systemets interface og funktioner.
Fokus på best practices og hyppige Q&A-sessioner kan hjælpe med at minimere fejl og uklarheder i registreringsprocessen. Dette styrker datakvaliteten og forenkler efterfølgende rapportering og compliance.
Det er vigtigt at kommunikere værdien af tidsregistrering klart, så medarbejderne forstår den positive indvirkning på deres arbejdsdag og virksomhedens overordnede effektivitet.
Husk: Veluddannede medarbejdere er fundamentet for effektiv tidsregistrering og ultimativt for bedre forretningsresultater. Uden dem falder selv det mest avancerede system til kort.
Brug af tidsregistreringsdata
Tidsregistreringsdata er ikke blot til at opfylde administrative formål. De kan også bruges som nøgleindikatorer for virksomhedens sundhed og effektivitet. Ved at dykke ned i denne data kan I afdække værdifulde indsigter, der fører til direkte handlinger og forbedringer i organisationen.
Ved at gennemgå tidsregistreringsdata opnår I indsigt i, hvordan medarbejderne bruger deres tid, og hvor der kan optimeres. Disse oplysninger muliggør en målrettet ressourceallokering, hvilket kan resultere i betydelige økonomiske besparelser og højere profitmarginer. Anvend analysen strategisk, og omdan rå data til en konkurrencemæssig fordel
Desuden er det essentielt at belyse overensstemmelsen mellem faktureret tid og planlagt tid. Dette kan indikere behov for justering af projektplaner, forventningsafstemning med kunder eller forbedring af timeestimater. Effektiv tracking kan udspringe til træning af medarbejdere i bedre tidsstyring, hvilket kan øge produktiviteten markant.
Endelig er det kritisk at forstå de strategiske implikationer af tidsregistreringsdata. Gennem visualisering og fremstilling af data kan I identificere mønstre og ændringsbehov. Dette faciliteter en proaktiv tilgang til projektstyring og ressourceplanlægning, hvilket ultimativt kan lede til forbedret kundetilfredshed og en stærkere bundlinje.